6 grudnia 2023
Autoryzowane Serwisy Samochodowe (ASO) odgrywają kluczową rolę w utrzymaniu pojazdów w doskonałej kondycji. Oczywiście powody, dla których samochody trafiają do warsztatów, są różne. Usterki i awarie, przeglądy gwarancyjne, czy naprawy z tytułu szkód komunikacyjnych to najczęstsze scenariusze motoryzacyjne, z jakimi ASO mierzy się na co dzień.
My dzisiaj skupimy się na trzecim segmencie. Porozmawiamy o naprawach. A co ważniejsze o tworzeniu dokumentacji w autoryzowanych serwisach.
O możliwościach, odpowiedzialności doradców i modernizacji, która może zmienić na lepsze dotychczasowe procesy w każdym warsztacie samochodowym.
Dlaczego dokładna dokumentacja jest istotna?
Historia serwisowania samochodu to nic innego jak zapisane kroki, jakie pojazd przechodził od chwili opuszczenia salonu aż do chwili obecnej. Śledzenie tych informacji ułatwia diagnostykę, a także jest niezbędne w przypadku ewentualnych roszczeń gwarancyjnych. Dokładna dokumentacja stanowi niejako „dziennik zdrowia” samochodu, który może być kluczowy przy podejmowaniu decyzji dotyczących napraw czy konserwacji.
Ten rodzaj dokumentacji to tak naprawdę jeden z wielu zbiorów prowadzonych przez autoryzowane serwisy. Kolejnym, o którym warto wspomnieć, jest dokumentacja dotycząca zlecenia naprawy.
W naszej ocenie doradcy, którzy poświęcają czas na wypełnianie całej masy papierów, są mniej efektywni i mniej dokładni. Przy dużej ilości zleceń naprawy, doradcy, zapominają uwzględnić wszystkie koszta. Na pełną i dokładną dokumentację składają się między innymi technologia, konserwacja i zakup części zamiennych. W efekcie kosztorys nie uwzględnia realnej kwoty naprawy samochodu, co oczywiście negatywnie wpływa na rentowność ASO.
Kluczowe elementy dokumentacji
Podstawowymi informacjami, które powinny znaleźć się w dokumentacji, są dane techniczne samochodu, takie jak numer VIN czy dane silnika. Oprócz tego precyzyjny opis planowanych prac oraz wszelkie uwagi dotyczące potencjalnych problemów są niezmiernie ważne.
Wszystkie dane gromadzone są przez ASO. Doradcy zamiast skupić się na wykonaniu kalkulacji naprawy oraz zamówieniu części i niezbędnych komponentów poświęcają czas na przygotowanie dokumentów likwidacyjnych, które mogą być wygenerowane automatycznie.
Rola pracowników ASO
Pracownicy ASO odgrywają kluczową rolę w procesie tworzenia dokumentacji, a profesjonalna konsultacja z klientem jest niezmiernie istotna. Dodatkowe informacje od właściciela mogą rzucić światło na potencjalne problemy, które nie są oczywiste podczas standardowej diagnostyki. Rzetelność w prowadzeniu dokumentacji ma także wpływ na postrzeganie serwisu przez klientów.
Dlatego naszym zdaniem rola doradcy powinna skupiać się wyłącznie na tworzeniu kosztorysu, zamówieniu części i nadzorowaniu procesu naprawy. Wszystkie pozostałe czynności mogą zostać wykonane przez pracowników biura obsługi klienta przy użyciu dedykowanego systemu jaki zapewnia firma CNP.
Technologiczne wsparcie dla dokumentacji
Wielu inwestorów, przedsiębiorców czy menadżerów przekonało się, że technologia jest ogromnym postępem w prowadzeniu dokumentacji. Systemy zarządzania serwisem, elektroniczne bazy danych i automatyzacja procesów to narzędzia ułatwiające pracę nad dokumentacją. Dzięki nim pracownicy mają szybki dostęp do historii danych, co przekłada się na skuteczniejszą pracę.
Rozwiązania proponowane przez naszą firmę znacząco redukują czas pracy doradców, co pozwala na obsługę większej ilości klientów w serwisie. Od lat obserwujemy branżę motoryzacyjną i współpracujemy z ASO. To dzięki temu jesteśmy w stanie dokładnie określić, które elementy najczęściej były pomijane przez doradców i w jaki sposób przekładały się na rentowność serwisu.
Szkolenia pracowników ASO
Aby utrzymać wysoki standard obsługi klienta oraz prowadzenia dokumentacji, konieczne są systematyczne szkolenia pracowników. Znajomość nowych standardów i technologii oraz umiejętność obsługi systemów informatycznych to kluczowe elementy podnoszenia kwalifikacji personelu.
Nasze szkolenia obejmują przede wszystkim zagadnienia związane z:
- prowadzeniem dokumentacji,
- obsługą systemu DMS,
- tworzeniem kosztorysu naprawy,
- wdrożeniem automatyzacji procesów w serwisie.
Podsumowanie
W prowadzeniu dokumentacji w ASO istotne jest skoncentrowanie się na najważniejszych elementach, takich jak staranność, precyzja, konsultacja z klientem i korzystanie z nowoczesnych narzędzi technologicznych. Prawnie skuteczna dokumentacja nie tylko ułatwia pracę serwisu, ale także buduje zaufanie klientów poprzez transparentność i profesjonalizm.
Jeśli prowadzisz autoryzowany serwis samochodowy i szukasz rozwiązań, które zwiększą rentowność warsztatu, zapraszamy do kontaktu!
